Privacyverklaring

Privacyrechten en vragen

Uiteraard kun je bij 2Samen gebruikmaken van je privacyrechten. Wil je inzage
in je persoonsgegevens en een kopie daarvan ontvangen? Of wil je je gegevens wijzigen of verwijderen? Dan kun je dit in veel gevallen zelf via onze App regelen, of een verzoek daartoe bij ons indienen via privacy@2samen.nl. Wij willen er natuurlijk wel zeker van zijn dat wij de opgevraagde persoonsgegevens aan de juiste persoon meegeven. Daarom kunnen we aanvullende informatie van je vragen ter vaststelling van je identiteit.

Mocht je het idee hebben dat wij niet goed met jouw gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen via privacy@2Samen.nl en/of bij het meldpunt van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Van wie en waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken gegevens van verschillende doelgroepen (websitebezoekers,
geïnteresseerden, klanten, sollicitanten en medewerkers), voor verschillende doeleinden. Wij gebruiken de informatie voor het nakomen van onze afspraken (zoals het bieden van kinderopvang), het invullen van ons gerechtelijk belang en voor het naleven van wettelijke verplichtingen.

De gegevens worden alleen gedeeld met de daartoe gecontracteerde derde
partijen, tenzij wij hiertoe worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of vonnis. De informatie die wij opslaan, krijgen wij of doordat ze rechtstreeks aan ons zijn verstrekt of doordat we deze hebben verkregen bij geautoriseerde instanties.

• Van websitebezoekers leggen wij door middel van cookies diverse gegevens vast. Zie daarvoor onze Cookie-verklaring.
• Als je als geïnteresseerde informatie opvraagt via de website, via ons
  aanvraagformulier of telefonisch, dan slaan wij de door jouw verstrekte gegevens op. Wij verwerken deze om je te kunnen informeren over ons aanbod. Als er
  geen contact meer is, dan verwijderen wij je gegevens na een periode van uiterlijk 6 maanden.
• Als je je laat registreren of klant wordt bij 2Samen, dan noteren wij aanvullende
  persoongegevens die nodig zijn om aan alle contractuele en administratieve
  verplichtingen te kunnen voldoen. Dit zijn zowel gegevens van ouder(s)/
  verzorger(s) als van de kinderen die van onze opvang (willen) gebruikmaken.
  Je bent geregistreerd op het moment dat je op een wachtlijst staat en wij nog geen contractuele verplichtingen met elkaar zijn aangegaan. Je bent klant zodra de plaatsing middels een plaatsingsovereenkomt is bevestigd.
  Voor geregistreerden hanteren we een bewaartermijn van maximaal 2 jaar na het laatste contact, voor klanten houden we ons aan de fiscale bewaarplicht van 7 jaar na beëindiging van de plaatsing.
• Als sollicitant verstrek je ons persoonlijke gegevens, zodat wij je sollicitatie
  kunnen beoordelen. Als je niet bij ons in dienst komt, verwijderen we deze
  gegevens binnen 4 weken na ons laatste contact (tenzij je ons toestemming geeft
  om deze langer te bewaren voor bijvoorbeeld toekomstige vacatures. In dat geval
  bewaren we je gegevens maximaal 1 jaar).
• Als je als medewerker bij ons in dienst treedt, dan breiden wij de
  persoonsgegevens uit met de informatie die nodig is voor het arbeidscontract en
  overige administratieve verplichtingen. Deze gegevens verwijderen wij 2 jaar na je uitdiensttreding. Bepaalde persoonsgegevens worden mogelijk langer bewaard, bijvoorbeeld in het geval van van claims, audits en juridische/fiscale verplichtingen. Salarisafspraken en arbeidsvoorwaarden bewaren wij 7 jaar (wet op de Rijksbelastingen), loonbelasting en identiteitsbewijzen 5 jaar (Uitvoeringsregeling LB).

Beeldmateriaal

2Samen maakt regelmatig beeldmateriaal, om zodoende (toekomstige) klanten en
medewerkers een idee te geven van wat de kinderen bij ons meemaken. Zeer geslaagd beeldmateriaal gebruiken wij, na expliciete toestemming van de geportretteerden
en/of diens wettelijke vertegenwoordigers, voor onbepaalde tijd op bijvoorbeeld drukwerk, Sociale Media en/of de websites van 2Samen. Deze expliciete
toestemming wordt voor de duur van de plaatsing danwel het dienstverband afgegeven. Het spreekt voor zich dat (wettelijke vertegenwoordigers van de) geportretteerden te allen tijde het recht behouden de afgegeven toestemming in te trekken.

Geïnteresseerden

Wanneer je geïnteresseerd bent in 2Samen en (een van) onze locaties wilt bezoeken of
meer informatie opvraagt, dan slaan wij regelmatig enkele persoonsgegevens op. Dit doen wij om contact met je te kunnen onderhouden. Mocht je na afloop klant worden, dan verwerken we deze gegevens bij de inschrijving. Indien je na het bezoek geen gebruik wenst te maken van onze dienstverlening, dan zullen wij deze gegevens weer verwijderen. Dit doen wij binnen 6 maanden. Je kunt je daarna uiteraard wel opnieuw aanmelden, maar dan verzoeken wij je nogmaals je gegevens te verstrekken.

Wij verwerken o.a.:

• Naam ouder(s)/verzorger(s)
• Naam kind
• Geboortedata
• Gewenste plaatsingsdatum
• Contactgegevens (adres, telefoon, e-mailadres)

Geregistreerden en klanten

Je kunt je op verschillende manieren bij 2Samen laten registreren: via ons digitale
inschrijvingsformulier op 2samen.nl, via ons papieren inschrijfformulier of telefonisch bij onze afdeling Planning & Advies. Hierbij verzamelen wij persoonlijke gegevens.

Het gaat om o.a.:

• Naam van de ouder(s)/verzorger(s) en het kind
• Contactgegevens (adres, telefoon, e-mailadres)
• Geboortedata (ouder(s)/kind)
• Medische gegevens, zoals inentingsgevens, allergieën en huisarts
• Financiële gegevens, zoals banknummer en afgifte automatische incasso
• BSN (ouder(s)/kind)
• Naam basisschool

Deze gegevens slaan wij op in het kindplanningssysteem van 2Samen, in contracten en in onze financiële administratie. De gegevens worden niet met derde partijen gedeeld, met uitzondering van de partij die voor de administratieve verwerking is ingeschakeld of met overheidsinstanties waarvoor een wettelijke grondslag aanwezig is.

E-mailadressen van klanten gebruiken wij voor de verzending van enquêtes, zoals het tweejaarlijkse klanttevredenheidsonderzoek.

Sollicitanten en medewerkers bij 2Samen

Als je solliciteert bij 2Samen, dan verwerken we van u de volgende gegevens:

• Naam
• Adres
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• IP-adres
• Opleidingen
• Werkervaring
• Referenties
• Contact- en telefoonnotities

De gegevens worden opgeslagen in het ATS (Applicant Tracking Systeem) van 2Samen. Als de sollicitatieprocedure is afgerond en je niet bij ons komt werken, verwijderen wij deze gegevens na uiterlijk 4 weken, tenzij wij met jou een andere afspraak hebben gemaakt.

Als je bij ons komt werken, dan vullen we de gegevens aan om tot een compleet
personeelsdossier te komen. Denk hierbij aan:

• BSN
• Kopie legitimatiebewijs
• Kopie werkvergunning, verblijfsvergunning
• Eventueel kopieën van polissen, diploma’s en andere documenten
•  Arbeidscontract
• Beoordelingen
• Vakantie- en verzuimregistratie

Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de gegevens die je
verstrekt. De gegevens worden opgeslagen in uw personeelsdossier, waar alleen de
bevoegde medewerker en jij toegang toe hebben. Wij leggen uitsluitend bijzondere
persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen of als je ons daar toestemming voor hebt gegeven. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over gezondheid, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

E-mailadressen gebruiken wij voor de verzending van periodieke enquêtes, zoals het
medewerkerstevredenheidsonderzoek. Wanneer je in dienst komt, kun je in ons handboek waar ook dit privacy statement te vinden is.

Wie heeft er toegang tot jouw gegevens?

Jouw gegevens zijn alleen beschikbaar voor die personen binnen 2Samen die vanuit hun functie hier toegang toe moeten verkrijgen. In sommige gevallen zijn dit personen van buiten 2Samen (bijvoorbeeld audits, controles). Wij zorgen er dan voor dat ze zich houden aan dezelfde strenge voorwaarden als wij en dat ze de gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken.

Wij houden enquêtes om de tevredenheid van onze medewerkers en klanten te optimaliseren, we hebben daarvoor dus een gerechtvaardigd belang. Als je daar bezwaar tegen hebt, laat ons dat dan weten.

Beveiliging

Wij doen er alles aan om je persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van een uitgebreide set aan organisatorische en technische maatregelen. Als wij gegevens verstrekken aan een verwerker die aan ons een dienst verleent, hebben wij in de verwerkersovereenkomst goede afspraken gemaakt. Jouw gegevens worden niet buiten Europa opgeslagen. Bovendien nemen wij extra maatregelen om de kindgegevens en bijzondere persoonsgegevens veilig te stellen.

Wijzigingen

Wij kunnen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in deze
Privacyverklaring. De meest actuele privacyverklaring is altijd te vinden op onze website.

augustus 2024